Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

MemberLoop est une plateforme intégrée d'avantages membres pour les associations canadiennes. Notre adresse est le 55, rue York, bureau 801, Toronto (Ontario) M5J 1R7. Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la façon dont nous les traitons et peut être joint à info@memberloop.ca.

2. Votre association et MemberLoop

Chaque association décide qui peut utiliser son portail membres. Pour les renseignements des membres, nous agissons au nom de l'association : nous les utilisons pour exploiter son programme et aux fins décrites dans cette politique, et jamais pour promouvoir nos propres services auprès des membres. Pour toute question sur votre adhésion elle-même, comme vos cotisations ou votre dossier de membre, communiquez avec votre association.

3. Ce que nous recueillons

Membres

• Votre nom, votre adresse courriel et votre numéro de membre, que votre association nous transmet lorsqu'elle configure votre accès. Ils peuvent provenir d'un fichier téléversé par votre association, d'un lien avec son système de gestion des membres ou de son système de connexion.
• Les détails de votre adhésion tirés du système de gestion des membres de votre association, comme le statut, la catégorie, les factures de cotisation et les réponses aux demandes d'adhésion, si votre association relie ce système.
• Les offres que vous ouvrez et les achats que les partenaires nous déclarent, avec le montant, la commission et votre économie.
• Vos choix : la langue, les catégories que vous suivez et votre consentement ou non à recevoir le résumé mensuel des économies ou les courriels de votre association.
• Les recommandations que vous faites, y compris l'adresse courriel de la personne recommandée.
• Nous ne recueillons ni mot de passe, ni numéro de téléphone, ni adresse domiciliaire, ni données de carte de paiement. Les paiements de cotisations par carte sont traités par Stripe.

Personnel des associations

• Nom, courriel professionnel, rôle et mot de passe stocké sous forme hachée.
• La dénomination légale, le courriel de facturation, l'adresse postale et l'image de marque de votre association.
• Les coordonnées du compte de versement, que Stripe recueille et conserve. Nous ne gardons que la référence du compte Stripe et son statut.
• Un registre des actions importantes dans les outils d'administration, à des fins de sécurité et de vérification.

Visiteurs du site Web

• Ce que vous envoyez par nos formulaires de contact, de démonstration, de partenariat et de téléchargement : généralement votre nom, votre courriel professionnel, votre organisation, votre rôle et votre message.
• Votre choix en matière de cookies, enregistré avec un code abrégé et irréversible tiré de votre adresse IP, pour démontrer que nous avons demandé.
• Nous n'utilisons pas de cookies d'analyse ni de publicité. Consultez la Politique en matière de cookies.

4. Comment nous les utilisons

• Pour vous donner accès au portail de votre association et vous connecter.
• Pour afficher les offres et suivre les achats, afin que la bonne commission soit créditée et que vos économies soient comptabilisées.
• Pour calculer et verser à chaque association sa part des commissions, et envoyer les relevés.
• Pour envoyer des messages liés au compte et au service, comme les liens de connexion, les avis de cotisation et les changements au compte.
• Pour envoyer le résumé mensuel des économies et les courriels de votre association, seulement si vous y avez consenti.
• Pour répondre aux demandes reçues par notre site Web.
• Pour assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et respecter nos obligations légales.

5. Consentement

Nous nous fondons sur votre consentement, que votre association obtient généralement lorsque vous adhérez ou lorsqu'elle vous donne accès à son portail. Les courriels autres que les messages liés au compte et au service exigent votre consentement exprès : vous le donnez au moyen de cases non cochées dans le portail et pouvez le retirer en tout temps par le lien de désabonnement ou dans les paramètres de votre compte. Le retrait de certains consentements limite ce que nous pouvons faire; par exemple, nous ne pouvons pas créditer un achat que nous ne pouvons pas suivre.

6. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne transmettons jamais votre nom ni votre courriel aux partenaires.

• Votre association, qui peut voir l'activité et les économies de ses membres ainsi que les renseignements qu'elle a fournis.
• Les réseaux d'affiliation, comme Awin et Impact, qui nous signalent les achats. Lorsque vous ouvrez une offre, ils reçoivent une référence codée tirée de votre numéro de compte (jamais votre nom ni votre courriel), le nom abrégé de votre association et l'offre.
• Stripe, pour les versements aux associations et le paiement des cotisations.
• Les fournisseurs de services qui exploitent certaines parties de la plateforme pour nous : hébergement, base de données, stockage de fichiers, envoi de courriels, tâches planifiées et rapports d'erreurs. Ils ne peuvent utiliser les renseignements que pour nous fournir leur service.
• Les autorités ou d'autres personnes lorsque la loi l'exige, ou pour protéger des personnes, la plateforme ou nos droits.

Nous fournissons sur demande la liste à jour de nos fournisseurs de services.

7. Où ils sont conservés

Certains de nos fournisseurs de services conservent ou traitent des renseignements hors du Canada, notamment aux États-Unis. Les renseignements qui s'y trouvent sont assujettis aux lois de ce pays, et ses autorités pourraient y avoir accès.

8. Durée de conservation

• Votre compte de membre reste actif tant que votre association vous donne accès.
• Si vous supprimez votre compte, il est effacé 14 jours plus tard. Vous pouvez annuler la suppression pendant ce délai.
• Lorsque nous effaçons un compte, nous supprimons votre nom, votre courriel, votre numéro de membre, vos préférences et vos messages. Nous conservons les registres d'achats, de commissions et de versements, sans votre nom ni votre courriel, parce que les lois comptables et fiscales l'exigent.
• Votre association peut conserver sa propre copie de vos renseignements dans son système de gestion des membres.
• Les demandes reçues par notre site Web sont conservées dans notre courriel le temps nécessaire pour y répondre et en faire le suivi.

9. Comment nous les protégeons

Nous utilisons des connexions chiffrées, des mots de passe hachés, des accès selon le rôle pour le personnel des associations et de MemberLoop, des limites de tentatives de connexion, des sessions de courte durée et un registre des actions sensibles. Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une atteinte crée un risque réel de préjudice grave, nous aviserons les personnes concernées et le Commissariat à la protection de la vie privée, comme l'exige la loi.

10. Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en demander la correction ou retirer votre consentement. Les membres peuvent télécharger leurs données et supprimer leur compte dans les paramètres du compte. Pour toute autre demande, écrivez à info@memberloop.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Les personnes au Québec disposent aussi des droits prévus par la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, dont celui de recevoir leurs renseignements dans un format structuré et couramment utilisé.

11. Modifications de cette politique

Nous publierons les modifications ici avec une nouvelle date d'entrée en vigueur et en aviserons les associations et les membres par courriel ou dans le portail avant qu'une modification importante prenne effet.

12. Nous joindre et porter plainte

Responsable de la protection des renseignements personnels, MemberLoop, 55, rue York, bureau 801, Toronto (Ontario) M5J 1R7. info@memberloop.ca

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à priv.gc.ca. Au Québec, vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information à cai.gouv.qc.ca.